Etats financiers SYSCOHADA

Système intégré de calcul et de génération des Etats Financiers du système OHADA

Membres de L'OHADA

Les praticiens du Système Comptable OHADA (SYSCOHADA) des pays membres de l'OHADA disposent désormais d'un outil innovant leur permettant de produire des états financiers conformes aux normes OHADA. Fruit d'une synergie de compétences entre d'experts comptables de haut vol et d'ingénieurs informaticiens expérimentés.

Options

L'application présente deux options. La première est celle-ci disponible sur internet et accessible à travers un compte utilisateur. La deuxième option est une offre spéciale aux plus grandes entreprises qui leur permet de déployer une version dans leurs propres serveurs.

Sécurisé et confidentiel

Les documents produits par EFOHADA présentent une sécurié avérée surtout dans sa version web. les documents ont la possibilité d'être protégés avec des mots passes connus uniquement des propriétaires de ces derniers.

Contrôle et validation de la balance

La balance du point de vu comptable est le document de base avec lequel EFOHADA travaille. Ainsi, pour espérer un traitement rationnel et judicieux des données pour un résultat concluant, une balance se doit de respecter des normes strictes. Entre autre, elle doit être équilibrée.

Calcul et génération des états financiers à partir de 100 000 F CFA

Sur la base des balances N et N-1 préalablement controlées et validées par le système, les états financiers peuvent être calculés avec l'aide de d'autres informations que vous aurez à fournir dans votre espace de travail. Les états financiers peuvent être générés au terme d'un contrôle rigoureux des données effectué par le système en se basant sur les normes comptables et OHADA. Vous pouvez décider de la protection ou pas des documents qui seront générés par un mot de passe, lors de l'initialisation des états financiers qui vous sera aussitôt envoyé à l'adresse mail que vous aurez fourni à cet effet.

Liasse fiscale

Document propre à chaque pays, récapitulant l'ensemble de déclarations fiscales que doit déposer toute entreprise annuellement.

Analyse financière

Evaluer la santé financière d'une entreprise et son potentiel de développement à partir de ses comptes.

Nos partenaires fiables

Une utilisabilité simple et intuitive pour tout le monde

Agrandir la page Réduire la page
Une fois connecté pour la première fois, nous avons cet espace de travail. Il comporte un nombre de menus limité vu que vous n’avez pas encore créé d’entreprise ni même défini une d’elle comme entreprise de travail. Vous pouvez enregistrer autant d’entreprises souhaitées pour lesquelles vous voulez produire des états financiers. Vous pouvez également créer autant d’utilisateurs dans votre espace sauf qu’ils ne peuvent pas ajouter de nouvelles entreprises. Une fois votre ou vos entreprises enregistrées vous devez choisir celle avec laquelle vous voulez travailler et c’est ainsi que vous pourrez avoir accès aux autres menus afin d’insérer vos données et produire les états financiers. Ce petit guide vous permettra de savoir comment utiliser cette plateforme et de bénéficier de ses concepts innovants.
La page ci-dessus vous permet de faire ceci :

1 Un clic sur ce lien permet d'afficher la page d'accueil.

2 Réduire ou agrandir l'espace de travail

3 Gestion du profil et déconnexion

4 Choix de la langue

5 Page d'accueil également

6 Gestion du profil également

7 Créer et gérer les entreprises pour lesquelles produire des EF

8 Gestion des utilisateurs liés à lutilisateur qui a créé le compte

9 Déconnexion du système



L’enregistrement de votre première entreprise permet au système de la définir par défaut comme entreprise de travail. Ainsi le bouton choix d’une entreprise parmi d’autres n’apparaîtra que si vous créez plusieurs entreprises. Mais si vous n’avez qu’une entreprise avec laquelle travailler, le fait de l’enregistrer suffit. En retournant à la page d’accueil de l’application, vous constaterez que d’autres éléments se sont ajoutés aux menus.

1 Le menu paramètres de l’application permet de gérer les informations liées à l’entreprise en cours et d’autres informations utiles à la production des états financiers. (EF)

2 Lien permettant de gerer les balances utiles à la production des EF

3 Le lien ci-contre permet de gérer vos différents états financiers. Cela consiste à les initier et après étude de l’équipe et à avoir accès à la production effective de vos EF




Dès lors que vous enregistrez plus d’une entreprise, ce bouton apparaît à l’accueil de l’application. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à choisir parmi vos entreprise et le système la définit comme entreprise de travail et tout ce que vous aurez à faire dans les différents menus ne concernera que l’entreprise définie par vous-même.

La zone de paramétrage de l’application représente une des zones obligatoires dans laquelle l’utilisateur doit se rendre pour fournir les informations utiles à la production des états financiers d’une entreprise donnée.
Les liens ci-dessus permettent d’insérer les informations utiles aux états. Il existe également des liens au niveau de chaque page qui a besoin des informations venant d’ici. Il faut noter que les informations traitées ici ne sont pas toujours toutes utiles pour la production des EF. En dehors du lien portant sur l’entreprise, les autres informations dépendent des pages que vous activez au niveau de vos états financiers. Il vaut donc mieux pour vous d’arriver ici à partir des liens que vous trouverez dans les pages que vous aurez activées et qui auraient besoin des informations venant d’ici.

1 Le bouton tableau de bord permet de retourner à la zone principale de travail.

2 Lien permettant d'afficher la page d'accueil de la zone de paramétrage

3 Le lien entreprise permet de gérer les informations complètes de l’entreprise que vous avez défini comme celle avec laquelle vous travaillez à un moment donné. Il vous permet également de fournir les responsables de l’entreprise et du conseil d’administration

4 Le lien capital permet d’insérer les données liées au capital de l’entreprise.

5 Le lien produits et matières premières permet de gérer la production de l’exercice d’une part et les achats destinés à la production d’une autre part. Ces deux fonctionnalités vous permettent de filtrer la liste par des boutons selon que les produits sont ventilés ou non et même par exercice comptable.

6 Cet autre lien vous permet de gérer la masse salariale de l’entreprise selon les exigences OHADA

7 Ce bouton vous permet de gérer les informations liées au tableau d'étalement.

La gestion des balances permet d’importer des balances dans le système au compte de l’entreprise choisie. L’importation des balances obéit au respect des normes comptable et OHADA. Ainsi, un contrôle de ces normes est convoqué chaque fois que vous importez une nouvelle balance. Au terme de ce contrôle, s’il n’est pas concluant, alors un rapport vous présentant les anomalies est produit. Entre autres normes, la balance à importer devra se présenter de la manière suivante.
  • Balance à 6 colonnes du type EFOHADA c’est-à-dire présentée sous le format du fichier fournir en téléchargement par le système à titre d’indication.
  • Balance à 6 colonnes du type SAGE SAARI
L’importation d’une nouvelle balance vous impose d’associer cette dernière à un type entre balance neutre, balance N et balance N-1. Il faut noter que les balances N et N-1 sont celles qui sont effectivement utilisées dans la production des états financiers (EF). Le type neutre permet tout simplement d’importer une balance dans le système et changer sont type à tout moment.
La gestion des états financiers est le cœur de l’application. Ici, vous pourrez initier vos états financiers dans un premier temps, et une fois confirmés par l’équipe responsable de EFOHADA, ces états financiers apparaissent dans la liste de vos états financiers et c’est à partir de ce moment que vous pourrez les gérer comme nous le décrivons ici.
Les états financiers (EF) représentent un document comportant plusieurs pages. Chacune de ces pages répond à des normes et méthodes de calcul précises. Certaines de ces pages ont l’obligation de figurer dans ce document et les autres apparaissent dans le document si vous les activez. Il sera donc question ici de vous présenter les éléments dont vous devriez renseigner pour amener le système à mieux calculer vos EF afin de vous permettre de les générer.
  • INFORMATIONS GÉNÉRALES

Les informations générales sont composées des informations de l’entreprise qui sont grisées à ce niveau et celles qui sont non grisées doivent être gérées ici. En cas de besoin de mettre à jour les informations de l’entreprise autant se rendre dans les paramètres de l’application, les mettre à jour et de revenir ici afin de réenregistrer cette page.

  • INFORMATIONS CONNEXES

Les informations connexes sont des données qui interviennent dans certaines pages. Ces informations ne sont pas toutes obligatoires et doivent être insérées au regard des pages activées. De toute façon, si vous êtes perturbés au moment de les remplir, le rapport de validation des EF vous indiquera les données défaillantes et vous n’aurez qu’à les renseigner.

  • BALANCES

Les balances ici, représentent juste l'indication sur les balances qui sont prises en compte dans vos EF

  • FONCTIONNEMENT DES PAGES

Le fonctionnement des pages s’établit sur 3 concepts. Chaque page contient zones à savoir la zone réservée au traitement et insertion des données, et la zone réservée à la prévisualisation du rendu final autant sur l’application que le document final qui sera généré le moment venu.

1) Le remplissage automatique des données.
Ici, les données sont remplies dans les zones requises par le système sur la base des formules comptables, normes OHADA et les informations fournies ailleurs par l’utilisateur comme les balances et les informations venant des paramètres de l’application. La zone de traitement est généralement vide à ce niveau. L’utilisateur ne peut que visualiser le rendu final.
2) Le remplissage sémi-automatique des données.
A ce niveau, en plus du premier concept, l’utilisateur doit insérer de nouvelles informations qui vont s’ajouter au mécanisme de production des EF. Cette insertion de données peut se faire de 3 manières à savoir :
a) Insertion des données venant exclusivement de l’utilisateur.
L’utilisateur doit insérer les informations demandées aux endroits adéquats. Il a également la possibilité de créer et de gérer les informations à travers des boutons et des fonctionnalités mises à sa disposition.


b) Possibilité de modification des informations préalablement insérées par le système
Le système fournit à l’utilisateur des données préalablement remplit avec des boutons de modification. Ainsi, en cliquant sur ce bouton, le système affiche ces informations dans formulaire avec la possibilité de modifier celles qui ne sont pas grisées ou encore protégées de la modification.


c) Insertion données dans les paramètres de l’application
Les informations insérées par l’utilisateur dans les paramètres de l’application à partir des liens présents dans les pages qui elles-mêmes ont été activées par l’utilisateur lui-même dans la fiche R4

  • LE BOUTON DE MISE À JOUR DU DOCUMENT ET LE BOUTON DE VALIDATION DES EF


1) Le bouton de mise à jour du document
La mise à jour du document consiste à permettre au système de prendre en compte la moindre modification de données effectuées à un quelconque endroit du document et de la répliquer à tout autre endroit où la donnée modifiée a une influence. Bien que cela soit possible, vous devez toujours avoir à l’esprit que la meilleur manière de s’assurer que les données d’une pages dont prises en compte, il vaut mieux cliquer sur le lien de la page en question pour qu’elle-même aille chercher les informations qui lui manquent d’après les méthodes de calcul comptable et normes OHADA et de les mettre à jour. De toutes les façons, la validation des états financiers veillent aux grains.
2) Le bouton valider les EF
La validation des Etats Financiers est le point d’ancrage de l’application, car c’est elle qui vérifier la conformité ou pas des données. Ainsi, si d’une part la vérification de la conformité des données est un échec, le système génère un rapport dans lequel il vous indique ce qui cloche ainsi que sa page. Et d’autres part, si la vérification est un succès le système valide les EF et vous permet enfin d’enregistrer vos pages dans le document final en faisant apparaître les boutons y afférents dans la section « Prévisualiser la version html ». Le système verrouille par ricochet les EF qui ne peuvent plus désormais être modifiés même s’il permet de les remettre en mode édition à un autre endroit de l’application.

  • LE BOUTON D’ENREGISTREMENT DE PAGES ET LE BOUTON DE GÉNÉRATION DE PAGES

Une fois les EF validés et certifiés conformes, trois nouveaux boutons s’ajoutent avec le premier tout en haut et les deux autres dans la zone de prévisualisation de chaque page aux côtés du bouton « Prévisualiser la version PDF » qui lui est toujours là de tout temps.

1) Le bouton d’enregistrement de toutes les pages des EF à la fois
Ce premier bouton « Enregistrer le document complet » , vous permet d’enregistrer toutes les pages de votre document à la fois. Il est vrai que cela peut prendre un peu du temps selon le nombre de pages activées dans vos états financiers.
2) Le bouton d'enregistrement de la page dans les EF
Une fois les EF validées et certifiés conformes, ce bouton apparaît. Il vous permet d’enregistrer la page dans le document final des états financiers. Il faut noter qu’il n’apparaît que si la page n’a jamais été enregistrée auparavant. Mais si c’est déjà le cas, il se transforme en bouton de mise à jour de la page. Cet autre bouton permet de supprimer l’ancienne version de la page enregistrée et de l’enregistrer à nouveau tout en prenant en compte les modifications effectuées dans cette page si elles existent. Ainsi, si vous constatez qu’une page de votre document comporte des erreurs, vous pouvez remettre vos EF en mode édition, effectuer vos modifications et valider à nouveau. Cependant vu que l’erreur se trouvait dans une page donnée, vous pouvez opter d’utiliser cette fois si, ce bouton de mise à jour au lieu de régénérer le document dans son entier.
3) Le bouton générer le fichier PDF
Ce bouton quant à lui permet simplement de générer le fichier pdf de la page en question et de vous permettre de le télécharger.

  • TÉLÉCHARGEMENT DU DOCUMENT FINAL REPRÉSENTANT VOS ETATS FINANCIERS (EF)

Une fois le traitement de vos EF terminé, le document final se trouve au niveau de la liste de vos EF. Il suffit donc de cliquer sur le bouton « liste des EF » pour avoir accès à vos documents.

La liste des différents EF que vous réalisez pour une entreprise donnée, vous donnes accès aux données fonctionnalités suivantes :
1) Le numéro matricule qui est également un lien qui vous permet de cliquer dessus pour afficher vos EF
2) Le titre des EF qui est lui aussi également un lien qui vous permet de cliquer dessus pour afficher vos EF
3) Le statut qui consiste à vous dire si les EF sont en cours d’édition ou déjà validés et certifiés conformes. S’ils ont déjà été validés, un bouton vous permettant de les remettre en mode édition apparaît. Ainsi, si vous constatez que vos états financiers comportent certaines erreurs, vous pouvez les remettre en mode édition en cliquant dessus et le cycle recommence en termes validation des EF et de prise en compte des modifications à travers les boutons d’enregistrement et autres.
4) Le téléchargement des documents de vos états financiers. Un bouton apparaît dans la zone indiquée dans la liste des EF dès lors que vous enregistrez au moins une page dans votre document final.


Analyser une balance quelconque

Subventionné par LAANIC, l’analyse de votre balance est une offre gratuite faite aux utilisateurs et non utilisateurs de EFOHADA. Cette fonctionnalité vous permet d'analyser une balance quelconque afin de voir si elle répond aux normes comptable. Pour ce faire, elle doit être contenue dans un fichier Excel et doit être une balance à 6 colonnes ayant les données classées dans cet ordre :
1) Numero compte     2) Intitulé compte     3) Solde d'ouverture Débit     4) Solde d'ouverture Crédit     5) Mouvement Débit     6) Mouvement Crédit     7) Solde de clôture Débit     8) Solde de clôture Crédit
Pour une meilleure analyse, vous devez vous assurer que les premières lignes des colonnes constituent en fait ces différents titres. Le système vous permet également d’analyser les fichiers Excel générés par SAGE SAARI.